مدیریت ذینفعان

http://apmi.ir/index.php?option=com_content&view=article&id=239:1388-09-23-06-16-16&catid=26:1388-07-08-08-57-19&Itemid=47

 

 

http://www.civilica.com/Paper-IPMC01-IPMC01_054.html

مراحل اولیه پروژه

معمولا قبل از آغاز یک پروژه و وارد شدن به مرحل طراحی تفصیلی و ساخت مراحلی را بایستی پشت سر گذاشت که قصد دارم در این پست به صورت گذری و در پست های بعدی به صورت مفصل به آن ها اشاره داشته باشم.

در ابتدای هر پروژه ای معمولا این سوال مطرح می شود که آیا این پروژه انجام شود یا خیر؟ به مجموعه فعالیت هایی که برای پاسخ به این سوال مهم انجام می پذیرد در اصطلاح مطالعات توجیهی یا امکانسنجی (feasability study) کفته می شود. هدف از این مرحله توجیه پروژه از دیدگاه فنی و اقتصادی می باشد. در مرحله فنی به بررسی مباحثی چون داشتن دانش فنی جهت انجام پروژه، برخورداری از تکنولوژی های مورد نیاز برای پروژه و در مرحله اقتصادی با توجه به روشهای های موجود برای ارزیابی اقتصادی به بررسی سود آوری،ارزش سرمایه گذاری،میزان بازدهی نسبت به هزینه های صورت پیش بینی شده و ... پرداخته می شود.

بعد از مرحله امکان سنجی نوبت به مرحله طراحی مفهومی پروژه (Concept Design) می رسد که در آن به طراحی اطلاعات کلی بدست آمده از فاز امکان سنجی( ورودی ها ، خروجی ها و ظرفیت ها ) پرداخته می شود و از طریق آن سیمای کلی طرح نشان داده می شود.

در صورتی که کارفرما احساس کند که  اطلاعات بدست آمده از  بخش طراحی مفهومی برای جمع آوری و تدارک مدارک مناقصه و همچنین برگزاری آن کافی نیست. اقدام به طراحی پایه(Basic Design) پروژه می نماید که در آن اطلاعات کلی مربوط به بخش فرآیندی پروژه، اقلام و احجام و تجهیزات و ماشین آلات مورد پروژه به صورت مفصل تری از بخش طراحی مفهومی نشان داده می شود.

سپس با توجه به اطلاعات بدست آمده در بخش طراحی پایه مدارک مورد نیاز مناقصه از قبیل فرمهای ارزیابی فنی، میزان تخمین هزینه پروژه و روش انجام پروژه و ... جمع آوری می شود. و کارفرما آماده برگزاری مناقصه(Tender) می گردد.

ذینفعان پروژه را بیشتر بشناسیم (2)

در پست قبلی در مورد ذینفعان پروژه ، اهمیت شناخت ذینفعان،نحوه شناسایی آنها و چگونگی طبقه بندی و دسته بندی مواردی را بیان کردم امروز قصد دارم راجع به نحوه اداره و مدیریت کردن انتظارات ذینفعان مواردی را مطرح کنم.

معمولا نحوه مدیریت و اداره کردن انتظارات ذینفعان پروژه همانند شناسایی آنها کار بسیار دشواریست به ای خاطر که اغلب ذینفعان دارای اهداف و انتظاراتی می باشند که با یکدیگر ناسازگار هستند برای مثال مدیر یک گروه یا دپارتمان را در نظر بگیرید که نیاز به طراحی و راه اندازی یک سیستم جدید مدیریت اطلاعات در گروه خود دارد و تمایل به آن دارد که این کار با حداقل هزینه صورت پذیرد، اما مدیر بخش طراحی سیستم تمایل به طراحی یک سیستم برتر روز را دارد و پیمانکار برنامه نویسی نیز ممکن است که بر این باشد که بیشترین سود را از این پروژه برای خود حاصل نماید.

یا یک مثال ساده تر که شاید در کشور ما زیاد اتفاق می افتد پروژه ساخت یک پالایشگاه را در نظر بگیرید که در آن کارفرما امید دارد که پروژه در زمان مقرر با کیفیت مطلوب اتمام یابد.

پیمانکارEPC پروژه برای جلوگیری از زیان احتمالی به دلیل پیشنهاد مالی کمی که در مناقصه داده است

در بخش مهندسی(E)، اقدام استخدام نیروهای ارزان قیمت می نماید که مهارت، تجریه و سرعت کمی در کار دارند.

در بخش خرید(P)، اقدام به خرید کالاهای ارزان قیمت از تولید کنندگان غیر مطرح آن صنعت می نماید.

در بخش اجرا(C): مانند بخش مهندسی نیروهایی را به کار می گیرد که دارای مهارت، تجربه و سرعت کافی در بخش اجرا نیستند

از سوی دیگر نیروی های استخدام شده به دلیل حقوق پایین و ساختار سازمانی نادرست آن شرکت دارای انگیزه کافی و رضایت شغلی مناسب برای کار نمی باشند. و همچنین به دلیل عدم وجود ثبات شغلی بعد از اتمام این پروژه توسط شرکت مذکور، علاقه به اتمام به موقع پروژه ندارند.

تامین کنندگان کالا نیز به دلیل عدم کیفیت محصولاتشان گارانتی مناسبی ارائه نمی کنند و همچنین ضمانتی وجود ندارد که کالا طبق زمان بندی موجود در قرارداد ارسال گردد.

با توجه به تعارضاتی که در مثال های بالا مطرح گردید اهمیت مدیر پروژه به عنوان کسی که وظیفه دارد   اهداف ذینفعان را به گونه ای با اهداف پروژه همسو کند و همچنین به انتظاراتشان به گونه ای پاسخ دهد که در نهایت به سود پروژه تمام شود، مشخص می گردد. این در حالیست که این مطلب جرء کوچکی از مجموعه کارهایی است که مدیر پروژه و تیم همراه او باید به آن توجه داشته باشند.

همچنین باید توجه داشت که در هر زمان امکان پاسخ گویی به انتظارات همه ی ذینفعان وجود ندارد و اغلب تیم شناسایی بعد از شناسایی ذینفعان پروژه و طبقه بندی آنها از نظر قدرت و میزان تاثیری که می توانند بر پروژه داشته باشند به اولویت بندی انتظارات آنها نیز می پردازند.

معمولا برای طبقه بندی ذینفعان و اهداف و انتظاراتشان تئوری ها ، راهکارها و جدول های متنوع و متعددی وجود دارد.

به طور کلی باید دقت کرد که  تعارضات و ناسازگاریهایی که ما بین ذینفعان وجود دارد باید به گونه ای حل گردد که در نهایت به نفع مشتریان نهایی اتمام یابد. البته این بدان معنا نیست که تمامی نیاز ها و انتظارات ذینفعان دیگر نادیده تلقی گردد.

در پایان باید گفت پیدا کردن یک راه حل مناسب برای تمامی تعارضاتی که وجود دارد یک از بزرگترین چالش های یک مدیر پروژه به حساب می آید.

 

ذنفعان پروژه را بیشتر بشناسیم(1)

در پست قبلی تا حدودی نسبت به مفهوم ذینفعان (Stakeholders) مطالبی را توضیح دادم امروز قصد دارم به علت اهمیت این موضوع در پروژه بیشتر به آن بپردازم

همانطور که در در مطلب قبلی نیز گفتم ذینفعان اشخاص و یا سازمان های هستند که عملا درگیر در پروژه می باشند و می توانند تاثیرات مثبت و منفی بر روی روند اجرای پروژه و یا موفق تمام شدن پروژه داشته باشند. از آن جایی برای صاحبان پروژه موفق تمام شدن پروژه ها یک امر پر اهمیت و ضروری می باشد از این رو شناخت علل و عوالی که بر روی پروژه ها تاثیرات منفی یا مثبت می توانند بگذارند و دسته بندی آنها در گروه های مختلف یکی از نکات مهم پروژه ها به شمار می آید.

از این رو تیم مدیریت پروژه بایستی در ابتدا و حتی در طول پروژه به شناسایی ذینفعان بپردازند و همچنین نیاز ها و انتظارات ایشان را ارزیابی که و با مدیریت و نظارت بر این انتظارات و نیاز ها موفقیت پروژه را تضمین کنند.

اما آنچه باید به آن توجه داشت این است که شناسایی ذینفعان پروژه اغلب کار بسیار دشواری می باشد و تیم مدیریت پروژه به سختی می توانند به یک لیست کامل از ذینفعان پروژه دست پیدا کنند برای درک بیشتر مطلب مثالی را مطرح میکنم

 کارگر خط تولید یک کارخانه را نظر بگیرید، آیا او به عنوان کسی که آینده شغلی اش بستگی به نتیجه پروژه طراحی یک محصول جدید( برای کارخانه) دارد جزء ذینفعان آن پروژه به حساب می آید!!!؟

با توجه به مطالبی که در بالا آمد به معرفی برخی از ذینفعان مهم و تاثیر گذار در پروژه ها می پردازم:

مدیر پروژه(Project Manager): فرد مسئول برای مدیریت و هدایت پروژه.

مشتریان(Costomers): افراد یا سازمانهایی که از محصول پروژه استفاده می کنند و یا پروژه خدمتی به آنها عرضه می دارد. ممکن است مشتریان در پروژه ها دارای طبقه بندی ها متعدد و متنوعی باشند مثلا مشتریان یک محصول جدید دارویی را در نظر بگیرید متواند شامل دکتری که دارو را تجویز می کند، بیماری که آن را استفاده می کند و بیمه کننده که هزینه دارو را پرداخت می کند.

سازمان یا تیم اجرائی(Performing Organization): تشکیلات و یا شرکتی که افراد آن به طور مستقیم درگیر کارهای پروژه می باشند.

حامیان پروژه(Sponsor):افراد و یا گروهایی درون نهاد های اجرائی پروژه که تخصیص منابع مالی به پروژه به صورت نقدی یا غیر نقدی میباشند.

به غیر از  ذینفعانی که به آن ها اشاره گردید، بسیاری از نامها و طبقه بندی های متنوع از ذینفعان دیگر پروژه وجود دارند که برخی از آنها اشاره می کنم:

ذینفعان داخلی و خارجی، صاحبان و سرمایه گذاران،تامین کنندگان مواد و مصالح و تجهیزات و ماشین آلات، پیمانکاران پروژه، اعضای تیم پروژه و خانواده های آنان، آژانس های دولتی و رسانه ها،شهروندان داخلی.

در نهایت باید توجه داشته باشیم نامگذاری و طبقه بندی ذینفعان یک چشم انداز روشنی از ذینفعان پروژه و خواشته ها و انتظاراتشان در پیشروی تیم مدیریت پروژه میگذارد تا در تصمیم گیریهایشان در حین کار به تمامی جوانب آن بیاندیشند.

 

بیان مفاهیمی پیرامون پروژه

طرح: به مجموعه پروژه هایی که برای رسیدن به یک هدف مشترک و کلان صورت می پذیرند طرح گفته می شود به طور مثال طرح ساخت یک پالایشگاه را در نظر بگیرید هر یک از فازهای یک پالایشگاه در حال ساخت را می توان یک پروژه در نظر گرفت و یا فازهای یک مجتمع مسکونی هر یک  به عنوان پروژه ای از یک طرح (پروژه عظیم) به حساب می آیند.

طرح ها و پروژه ها را می توان با توجه به ماهیت کاری که قرار است صورت پذیرد به 3 دسته تقسیم نمود:

1- طرح ها و پروژه های اجرائی: ساخت پالایشگاه، احداث بندر، احداث اسکله، پروژه ساخت یک کشتی، پروژه ساخت یک کارخانه، احداث سد، طراحی یک سامانه پردازش اطلاعات.

2- مطالعاتی و تحقیقاتی: مانند مطالعه میزان تاثیرات منفی زندگی آپارتمان نشینی بر روحیه مردمان شهرنشین، تاثیر بکار گیری منو ریل در کاهش ترافیک کلان شهرها، تاثیر دفع فاضلاب های صنعتی بر آبزیان دریا ها و اقیانوس ها، توجیه اقتصادی یک پروژه ، بررسی میزان تاثیر گسترش صنعت توریستم  بر افزایش درآمدهای غیر نفتی یک کشور و...

3- پروژه های خدماتی: مانند جدول گزاری برای خیابان ها، احداث سیستم های فاضلاب شهری، استفاده از فناوری های پایش الکترونیکی ترافیک به منظور کاهش ترافیک، استفاده از سیستم بانکداری الکترونیکی و اینترنتی و ...

از میان انواع یاد شده معمولا در کشورمان ایران پروژه های اجرائی و خدماتی سهم بیشتری دارند

اجرای پروژه ها به روش  EPC : اکثر پروژه های اجرائی دارای  فازهای مهندسی (Engineering)،خرید و تامین کالای پروژه(Procurement)، اجرا(Construction) می باشند.

برای مثال در پروژه احداث یک کارخانه صرف نظر از مراحلی که صورت می پذیرد تا متصدی و یا پیمانکار اجرائی پروژه مشخص گردد (که در پست های بعدی حتما به صورت مفصل به مراحل مذکور می پردازم) پیمانکار می بایست ابتدا به طراحی سازه و چیدمان کارخانه مذکور با توجه به اطلاعات موجود از زمین تعیین شده بپردازد.(E) سپس در صورت تایید طراحی صورت گرفته در بخش مهندسی در مرحله بعد به خرید مواد و مصالح لازم برای ساخت ساختمان کارخانه و تهیه ماشین آلات تولیدی کارخانه بپردازد(P) و در نهایت در فاز اجرا به ساخت کارخانه با توجه به نقشه های تهیه شده در بخش مهندسی بپردازد.(C)

در پست های بعدی سعی میکنم به مفاهیمی از قبیل امکانسنجی ، توجیه اقتصادی ، کارفرما، پیمانکار، مشاور طرح، زمان، انواع منابع مورد نیاز هر پروژه،مناقصه و انواع آن و ... بپردازم.

پروژه چیست؟

پروژه چیست؟

 

 

همانطور که میدانید شرکت های مختلف در دنیا با فلسفه های وجودی خاص و برای رسیدن به اهداف مشخصی تاسیس می گردند. و برای رسیدن به اهداف خود نیازمند انجام کارهای مختلفی می باشند. معمولا با شنیدن واژه کار دو اصطلاح عملیات و پروژه به ذهن ما خطور می کند و حتی در اکثر مواقع این دو واژه یعنی عملیات و پروژه را به جای یکدیگر نیز به کار می بریم .

شاید این خصوصیت از آنجا نشات می گیرد که معمولا در دنیای کار عملیات ها و پروژه ها دارای خصوصیات و ویژگیهای مشترک زیادی هستند مثلا هر دو:

-به وسیله نیروهای انسانی انجام می پذیرند.

- منابع محدودی برای انجام آنها وجود دارد.

- هر دو دارای بخش هایی چون برنامه ریزی ، اجرا و کنترل می باشند.

اما مطلبی که باید به آن دقت کرد این است که عملیات ها و پروژه ها دارای یک تفاوت اساسی هستند و آن عبارت است از اینکه عملیات ها معمولا قابل تکرار و تداوم پذیر می باشند در حالی که پروژه ها به طور موقت و منحصر به فرد می باشند.

با این تفاسیر یک پروژه را میتوان بر اساس ویژگی های یاد شده چنین تعریف کرد:

* تلاش و کوششی موقت و یا در زمانی محدود که منجر به ایجاد یک محصول و یا خدمتی منحصر به فرد می گردد.

- ویژگی موقت یا زود گذر بودن به این معناست که هر پروژه ای دارای نقطه شروع و پایان مشخصی می باشد.

- ویژگی منحصر به فرد بودن به این معناست که محصول و یا خدمات یک پروژه از محصولات و یا خدمات هم نظیر خود کاملا متفاوت می باشند و یا به روشهای متفاوتی تولید یا ارائه می گردند.

پروژه ها مربوط به سطح خاصی از سازمان نمی باشند و در تمام سطوح قابل اجرا هستند. آنها می توانند شامل یک نفر و یا 100 نفر از یک سازمان را به خود اختصاص دهند. میتوانند به کمتر از 10 ساعت برای تکمیل نیاز داشته باشند و یا بالای 10 میلیون ساعت.

پروژ ها می توانند بخشی از یک سازمان و یا مجموعه ای از سازمان های مختلف که قصد مشارکت اقتصادی و بازرگانی را دارند را در برگیرند. این مطلب به این معناست که پروژه هایی هستند که توسط بخش کوچکی از یک سازمان انجام می گیرند و نیز پروژه هایی وجود دارند چند سازمان های اجرای آن را به صورت مشارکتی در اختیار می گیرند.

در واقع پروزه ها اغلب جزئی از استراتژیهای تجاری سازمانهای اجرائی می باشند.

در اینجا به نمونه ای از پروژه های یک سازمان اشاره می شود:

-طراحی و یا توسعه یک محصول و یا خدمت

-پیاده کردن یک تغییر در ساختار یا نیرو ها و یا در روش های سازمانی.

-ایجاد یک سیستم جدید برای بخش حمل و نقل سازمان

-توسعه یا ایجاد و یا اصلاح سیستم اطلاعات سازمان

-ایجاد یک ساختمان یا امکانات رفاهی جدید.

- شرکت در مبارزات سیاسی و تبلیغات برای کسب سمت های سیاسی

-القاء کردن یک رویه و یا یک فرآیند تجاری جدید.